Il tuo team passa più tempo a cercare informazioni che a lavorare? Ecco perché.
- Roberto Benanti
- 8 mar
- Tempo di lettura: 3 min
Aggiornamento: 9 mar
Fai una domanda semplice al tuo team domani mattina: “Dove trovi le informazioni che ti servono per lavorare?”
Le risposte che sentirai saranno probabilmente queste: “Dipende, le mando io una mail”. “C’è una cartella condivisa, ma non so se è aggiornata”. “Devo chiedere a Marco, lui sa dove sta”.
Se ti riconosci in questo scenario, stai perdendo ogni giorno una quantità enorme di produttività — e probabilmente non l’hai ancora quantificata.
Secondo McKinsey, i knowledge worker trascorrono in media il 20-30% della loro giornata lavorativa a cercare informazioni. In un team di 10 persone, significa 2-3 persone che non producono nulla di concreto ogni giorno.
Il problema non è il tuo team. È il modo in cui le informazioni sono organizzate.
Nelle aziende che seguiamo, troviamo quasi sempre lo stesso schema: le informazioni esistono, ma sono frammentate in quattro o cinque posti diversi. Le email contengono decisioni importanti che nessun altro conosce. Le procedure operative stanno in un documento Word sul desktop di qualcuno. I dati di vendita sono in un foglio Excel che solo una persona sa leggere.
Questo non è un problema di disciplina o di bravura delle persone. È un problema strutturale, e ha un nome preciso: information silos. E come ogni problema strutturale, si risolve con un intervento strutturale — non con una circolare interna.
I 4 sintomi che riconosciamo subito quando entriamo in un’azienda
Nel tempo abbiamo imparato a riconoscere rapidamente le aziende dove questo problema è critico. Ecco i quattro segnali più frequenti:
Le riunioni iniziano sempre con 10 minuti di “allineamento”. Se ogni meeting inizia con “allora, fatemi capire a che punto siamo”, significa che lo stato del lavoro non è mai visibile a tutti in tempo reale.
Ci sono persone “indispensabili” per le informazioni. Se quando una persona va in ferie o si ammala l’azienda rallenta, le informazioni sono nelle teste delle persone, non nei sistemi.
Le decisioni vengono prese senza dati aggiornati. I report vengono preparati a mano, richiedono ore, e quando arrivano alla direzione sono già parzialmente obsoleti.
I nuovi dipendenti impiegano mesi per diventare operativi. Se l’onboarding funziona solo attraverso il “affiancare qualcuno”, non avete un sistema di conoscenza: avete una tradizione orale.
Come si risolve: l’approccio che usiamo con i nostri clienti
Non esiste una soluzione unica, ma esiste un metodo. Quando affrontiamo questo problema con un cliente, partiamo sempre da tre domande:
1. Dove si perde più tempo oggi? Mappiamo i flussi di lavoro reali — non quelli che stanno nel manuale, ma quelli che le persone usano davvero ogni giorno. I colli di bottiglia emergono quasi sempre in 20-30 minuti di osservazione.
2. Quali informazioni devono essere accessibili a chi, e quando? Non tutti hanno bisogno di tutto. Definire con precisione chi deve vedere cosa è il prerequisito per costruire un sistema che funzioni senza creare sovraccarico.
3. Quale strumento si adatta al vostro modo di lavorare (e non il contrario)? Il problema più comune che vediamo è aziende che adottano strumenti potenti senza adattarli al proprio contesto. Il risultato è uno strumento in più da gestire — invece di una soluzione.
Un cliente nel settore manifatturiero ha ridotto del 60% il tempo dedicato agli aggiornamenti di stato interni in sei settimane. Non abbiamo introdotto nessuna tecnologia nuova: abbiamo semplicemente riorganizzato quelle che aveva già.
Da dove partire questa settimana
Se vuoi capire rapidamente quanto questo problema impatta la tua azienda, prova questo esercizio: chiedi a tre persone del tuo team di tracciare per due giorni ogni volta che cercano un’informazione e non la trovano al primo tentativo. I risultati ti sorprenderanno.
Poi chiediti: questo è un problema che voglio continuare a ignorare, o è il momento di affrontarlo?
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In SBK Solutions affianchiamo le aziende nell’analisi dei loro processi e nell’implementazione di soluzioni concrete. Non vendiamo software: aiutiamo le organizzazioni a lavorare meglio con gli strumenti giusti, configurati nel modo giusto.
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