AutoCAD, email e un foglio Excel: il costo nascosto del coordinamento negli studi tecnici italiani
- Roberto Benanti
- 3 apr
- Tempo di lettura: 3 min
Negli studi di architettura e ingegneria italiani, il problema non è la mancanza di competenza tecnica. È che la competenza tecnica è spesso bloccata da una struttura operativa che non tiene il ritmo: AutoCAD per la produzione, email per il coordinamento, Excel per le scadenze. Tre strumenti potenti, usati per fare cose per cui non sono stati progettati insieme.
In questo articolo non parleremo di abbandonare AutoCAD. È il giusto strumento per ciò che fa. Parleremo di tutto il lavoro che sta intorno alla produzione tecnica: il coordinamento, le scadenze, la comunicazione con il cliente, e il costo nascosto di farlo senza un sistema strutturato.
Il costo nascosto del coordinamento negli studi tecnici
Nelle Piccole e Medie Imprese (PMI) dello studio professionale tecnico, una parte significativa del tempo dei professionisti non viene spesa a progettare. Viene spesa a cercare informazioni, a chiedere aggiornamenti, a sincronizzarsi su chi sta facendo cosa.
I pattern che osserviamo più spesso negli studi tecnici che incontriamo:
Il foglio Excel delle scadenze non è mai aggiornato al momento giusto. Viene compilato a inizio commessa e poi aggiornato a singhiozzo. Quando una scadenza slitta, l'impatto a cascata sulle altre attività non è visibile finché qualcuno non lo rileva manualmente.
Le email diventano l'archivio del progetto. Decisioni importanti, varianti al progetto, richieste del cliente: tutto finisce in thread email che dopo qualche mese nessuno riesce più a seguire. Chi entra nel progetto a metà strada non ha contesto.
Il titolare deve fare da "centralino" del progetto. Senza un sistema centrale, è spesso il titolare o il responsabile di progetto che funge da nodo di coordinamento: sa lui dove sono i file, lui sa a che punto è la commessa X, lui coordina i consulenti esterni. Questo crea un collo di bottiglia che non scala.
Cosa non serve cambiare (e cosa sì)
AutoCAD non va sostituito. È lo strumento di produzione tecnica giusto per gli studi tecnici. I file di progetto restano dove sono (server, NAS, cloud). Le email per la comunicazione con il cliente possono restare.
Quello che serve aggiungere è uno strato di coordinamento: un posto dove vivono i task, le scadenze, le dipendenze tra attività, e lo stato di avanzamento di ogni commessa. Non in sostituzione di AutoCAD o delle email, ma in aggiunta, come sistema nervoso del progetto.
Negli studi tecnici che abbiamo seguito, l'introduzione di Wrike come layer di coordinamento non ha richiesto di cambiare gli strumenti tecnici. Ha richiesto di spostare la gestione del "chi fa cosa e quando" da email e Excel a un sistema progettato appositamente per quello.
Quanto costa non avere un sistema di coordinamento?
Nelle analisi che facciamo prima di un'implementazione, chiediamo ai professionisti di tenere traccia per una settimana del tempo speso in attività di coordinamento: cercare file, chiedere aggiornamenti, rispondere a domande sullo stato del progetto, inviare email di allineamento.
Il risultato medio nei 4 studi tecnici che abbiamo analizzato: da 4 a 7 ore a settimana per professionista, spese in attività di puro coordinamento. Su un team di 8 persone, sono tra 32 e 56 ore settimanali perse in overhead organizzativo.
Se si traduce in ore fatturabili perse o in ritardi di consegna che impattano la soddisfazione del cliente, il costo reale di questo overhead diventa rapidamente evidente.
Quanto tempo passa il tuo studio a coordinare invece di progettare?
In SBK Solutions affianchiamo studi tecnici nella valutazione e implementazione di sistemi di project management adatti alla loro realtà operativa. Partiamo sempre da un'analisi del flusso reale, senza imporre strutture che non si adattano al modo in cui lo studio lavora.
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