Il reparto marketing che gestisce 40 campagne l'anno: come abbiamo strutturato Wrike
- Roberto Benanti
- 3 apr
- Tempo di lettura: 3 min
Un reparto marketing B2B che gestisce 40 campagne l'anno non è la stessa cosa di un team che ne gestisce 4. La scala cambia tutto: il numero di brief aperti in parallelo, il flusso di revisioni creative, le dipendenze tra copy, design e canale digitale, il coordinamento con l'agenzia esterna, le approvazioni della direzione.
In questo articolo raccontiamo come abbiamo strutturato Wrike per un team marketing di una PMI italiana, con 40 campagne attive all'anno, 6 persone interne e 2 agenzie esterne. E cosa è cambiato dopo 3 mesi di utilizzo.
Il caos prima di Wrike: 200 email a settimana per coordinare il lavoro creativo
Prima di lavorare con noi, il team usava una combinazione di email, cartelle Google Drive condivise, e una bacheca Trello che nessuno aggiornava più. Il problema non era la mancanza di volontà: era la scala. Con 40 campagne all'anno e attività che si sovrappongono continuamente, nessuno strumento leggero riesce a tenere il ritmo.
I problemi concreti che ci hanno descritto:
Revisioni creative perse nelle email. I feedback su un annuncio o su una landing page arrivavano via email, WhatsApp, a volte verbalmente. Non c'èra traccia di quale versione era stata approvata e da chi.
Nessuna visibilità sul carico di lavoro del team. Il responsabile marketing non sapeva chi stava lavorando su cosa. Quando arrivava una richiesta urgente, non era chiaro a chi affidarla senza sovraccaricare qualcuno già pieno.
Le agenzie esterne fuori dal loop. I brief arrivavano via email, i file venivano consegnati via WeTransfer, i feedback partivano di nuovo via email. Ogni campagna richiedeva 3-4 cicli di comunicazione solo per allineare le agenzie sullo stato del lavoro.
La struttura che abbiamo costruito in Wrike
La struttura che abbiamo progettato rispecchia il modo in cui lavora davvero un team marketing B2B, non il modo in cui dovrebbe lavorare secondo un manuale.
Una cartella per campagna. Ogni campagna è un progetto in Wrike con task standard: brief, produzione contenuti, revisione, approvazione, pubblicazione, analisi post-campagna. Il template viene duplicato a ogni nuova campagna. Il brief è incluso come campo descrizione del progetto.
Intake delle richieste creative via form Wrike. Le richieste interne arrivano ora attraverso un form strutturato che crea automaticamente un task in Wrike, assegnato alla coda del team. Niente più richieste informali via chat che spariscono.
Agenzie esterne su Wrike. Le due agenzie hanno accesso limitato ai progetti di loro competenza. I brief sono nel sistema, i file vengono consegnati come allegati ai task, i feedback vengono lasciati come commenti con tag. Tutti lavorano sullo stesso stato del progetto.
Flusso di approvazione strutturato. Le revisioni creative passano attraverso un workflow in Wrike con stati espliciti: In bozza, In revisione interna, In approvazione direzione, Approvato, In produzione. Ogni transizione di stato notifica automaticamente la persona successiva nel flusso.
Cosa è cambiato dopo 3 mesi
I numeri che abbiamo misurato a 3 mesi dall'implementazione completa:
• Tempo medio di ciclo revisione creativa ridotto da 5,2 giorni a 2,8 giorni.
• Richieste creative perse (non tracciate): da circa 4 al mese a zero.
• Email interne di coordinamento stimate: riduzione del 70%.
• Il responsabile marketing può ora vedere in un unico dashboard lo stato di tutte le campagne attive e il carico di lavoro di ciascun membro del team.
"La cosa che mi ha sorpreso di più non è stata la riduzione delle email. È stato il fatto che le agenzie hanno smesso di chiederci 'a che punto siete?'. Trovano tutto su Wrike." Responsabile marketing, azienda B2B manifatturiera.
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