Come formiamo i team su Wrike: il metodo per garantire un’adozione reale e diffusa
- Roberto Benanti
- 15 mag
- Tempo di lettura: 4 min
Formare un team su Wrike non è difficile. Il problema è che nella maggior parte dei casi la formazione funziona per le prime due settimane, e poi il team torna alle abitudini precedenti: email, chat, fogli Excel. Wrike resta aperto in un tab che nessuno guarda più.
Lavorando con Piccole e Medie Imprese (PMI) italiane, abbiamo capito che il problema non è la formazione in sé. È che la formazione viene pensata come un evento invece che come un processo. In questo articolo condividiamo il metodo che usiamo per garantire che Wrike venga davvero adottato, non solo installato.
Perché la formazione tradizionale su Wrike non funziona
Il modello più comune che vediamo è questo: due ore di formazione con un consulente, spiegazione delle funzionalità principali, qualche esercizio pratico, e via. Il team esce dalla sessione motivato. Dopo dieci giorni, la metà del team non ha ancora creato il primo task.
Le ragioni sono sempre le stesse. La formazione mostra lo strumento nel vuoto, non nel contesto reale del lavoro di quella persona specifica. Le abitudini vecchie sono più forti di qualsiasi sessione formativa. E non esiste un meccanismo che renda necessario usare Wrike: finché le email funzionano, le email restano.
Il nostro metodo: tre fasi per un'adozione reale
Nel corso degli anni abbiamo sviluppato un approccio in tre fasi che si è dimostrato efficace in contesti molto diversi tra loro: studi tecnici, team marketing, uffici operativi.
Fase 1: configurazione prima della formazione. Prima che il team veda Wrike per la prima volta, la piattaforma deve già rispecchiare il loro lavoro reale. Progetti reali, task reali, stati reali. Non una demo vuota. Quando una persona apre Wrike e trova già le sue attività, il salto cognitivo che deve fare è minimo.
Fase 2: formazione contestuale, non generica. La sessione di formazione non spiega Wrike in astratto. Spiega come fare le cose specifiche che quella persona fa ogni giorno. Il responsabile di progetto impara a gestire le dipendenze tra task. Il collaboratore impara a aggiornare lo stato delle sue attività. L'amministrativo impara a usare i form di intake. Ognuno impara solo ciò che gli serve subito.
Fase 3: affiancamento nelle prime quattro settimane. Questa è la fase più critica e quella che viene quasi sempre saltata. Nelle prime quattro settimane dopo il go-live, affianchiamo il team con check-in settimanali brevi. Non per insegnare nuove funzionalità, ma per risolvere i blocchi concreti che emergono nel lavoro reale: un task che non si riesce a configurare, un flusso che non torna, un collega che non riesce ad accedere.
Il ruolo del campione interno
Uno degli elementi che fa più differenza nell'adozione è la presenza di un campione interno: una persona nel team che crede nel progetto, che impara Wrike prima degli altri, e che diventa il punto di riferimento per i colleghi nelle prime settimane.
Il campione interno non deve essere necessariamente il titolare o il responsabile più senior. Spesso è la persona più curiosa digitalmente, non la più in alto in gerarchia. Il suo ruolo è rispondere alle domande quotidiane dei colleghi senza dover coinvolgere ogni volta il consulente esterno.
Nelle implementazioni in cui abbiamo lavorato con un campione interno identificato e formato prima del go-live, il tasso di adozione è significativamente più alto rispetto ai casi in cui questa figura non esiste. Non perché il campione sappia tutto: ma perché il suo entusiasmo è contagioso e la sua disponibilità abbassa la soglia di resistenza dei colleghi.
Come misuriamo l’adozione
Non misuriamo l’adozione in base al numero di funzionalità usate o al tempo di sessione sulla piattaforma. Usiamo tre segnali comportamentali molto più concreti.
• Le domande sul progetto vengono fatte su Wrike, non via email o chat.
• Gli aggiornamenti di stato vengono inseriti autonomamente, senza promemoria esterni.
• I nuovi membri del team vengono introdotti a Wrike dai colleghi, non dal consulente.
Quando questi tre comportamenti sono presenti in modo stabile, l’adozione è reale. Wrike è diventato parte del modo in cui quel team lavora, non uno strumento aggiuntivo che qualcuno usa e qualcuno no. Questo è l’obiettivo che ci diamo in ogni implementazione. Per capire meglio i segnali che indicano che l’adozione sta funzionando, leggi anche Wrike per chi non ha mai usato un PM tool: da dove iniziare.
"Il segnale che mi ha convinto che stavamo andando nella direzione giusta è stato quando un nuovo collega ha chiesto informazioni su un progetto e un membro del team gli ha mandato direttamente il link al task su Wrike, senza nemmeno pensarci." Responsabile operativo, azienda di consulenza B2B.
Cosa cambia rispetto a una formazione standard
La differenza principale tra il nostro approccio e una formazione standard non è il numero di ore dedicate. È il timing: lavoriamo prima che il team veda lo strumento, durante le prime settimane di utilizzo reale, e non solo nel momento della formazione.
Questo richiede un investimento di tempo leggermente superiore nella fase iniziale. Ma il ritorno è un’adozione che regge nel tempo, invece di una formazione che produce entusiasmo per due settimane e poi svanisce. Il calcolo del ritorno sull'investimento di questo tipo di implementazione è quasi sempre favorevole: per approfondire il metodo che usiamo per stimarlo, leggi ROI della digitalizzazione: la formula che usiamo.
Stai implementando Wrike e vuoi che il team lo usi davvero?
In SBK Solutions accompagniamo le PMI italiane non solo nella configurazione di Wrike, ma nell’intero percorso di adozione: dalla scelta del processo pilota alla formazione contestuale, fino all’affiancamento nelle prime settimane. Il nostro obiettivo non è formare il team su Wrike: è che Wrike diventi il modo in cui il team lavora.
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