Wrike per chi non ha mai usato un PM tool: da dove iniziare
- Roberto Benanti
- 16 apr
- Tempo di lettura: 3 min
Molte Piccole e Medie Imprese (PMI) italiane arrivano a Wrike senza aver mai usato un PM tool prima. Non arrivano da Asana o da Trello. Arrivano da email, da fogli Excel, da chat WhatsApp e da riunioni settimanali che servono principalmente a capire a che punto sono le cose.
Questo articolo è per loro. Non è una guida tecnica su come configurare Wrike. È una risposta alla domanda che ci viene posta più spesso nelle prime settimane di implementazione: "Da dove si comincia?"
Il problema con il "mettiamo tutto in Wrike"
L'errore più comune che vediamo nelle prime implementazioni è voler trasferire tutto in Wrike in una volta sola. Tutti i progetti, tutte le attività, tutti i processi. Il risultato è quasi sempre lo stesso: un sistema sovraccarico che nessuno usa davvero, e un team che dopo due settimane torna alle email.
Wrike è uno strumento potente, e la sua flessibilità è anche la sua complessità principale. Chi non ha mai lavorato con un PM tool ha bisogno di imparare non solo lo strumento, ma un modo diverso di pensare al lavoro: per task, per responsabilità, per scadenze esplicite. Questo cambio non avviene in un giorno.
Il nostro approccio: un processo alla volta
Quando affianchiamo un'azienda che parte da zero con Wrike, il primo passo non è la configurazione della piattaforma. È scegliere un processo pilota: un progetto o un flusso di lavoro reale, che il team conosce bene, e che ha abbastanza attività da giustificare lo strumento ma non così complesso da diventare un ostacolo.
Criteri per scegliere il processo pilota ideale:
• Ha più persone coinvolte (almeno 3), così il valore della visibilità condivisa è subito evidente.
• Ha scadenze reali, così il team vede immediatamente l'utilità del tracciamento.
• Si ripete nel tempo, così il template costruito ha valore duraturo.
• Non è mission-critical al 100%, così c'è spazio per imparare senza pressione eccessiva.
Nelle prime 4 settimane, l'obiettivo non è usare Wrike perfettamente. È abituare il team a registrare il lavoro in un posto solo, invece di distribuirlo tra email, chat e memoria individuale.
Le funzionalità da cui partire (e quelle da rimandare)
Wrike ha decine di funzionalità. Per chi inizia, la maggior parte sono rumore. Queste sono le uniche che contano nelle prime settimane:
Task con assegnatario e data di scadenza. È il nucleo. Ogni attività deve avere una persona responsabile e una scadenza. Senza questo, Wrike è solo una lista.
Stati del task personalizzati. In lavorazione, In revisione, Completato. Tre stati sono spesso sufficienti per iniziare. Aggiungerne altri prima che il team sia abituato crea confusione.
Commenti sul task. Tutto ciò che prima andava via email o chat ora va come commento sul task. Questo è il cambiamento comportamentale più importante e anche il più difficile da consolidare.
Da rimandare al secondo mese: automazioni, dashboard personalizzate, dipendenze tra task, form di intake, blueprint. Tutte funzionalità preziose, ma che diventano utili solo quando il team ha già metabolizzato il flusso base.
Il segnale che l'adozione sta funzionando
Non è il numero di task creati. Non è il tempo di sessione sulla piattaforma. Il segnale più affidabile è questo: quando qualcuno del team, di fronte a una domanda sul progetto, invece di rispondere a memoria o aprire un'email, apre Wrike.
Quando questo comportamento diventa automatico per la maggioranza del team, l'adozione è riuscita. Da quel momento in poi, aggiungere funzionalità avanzate diventa naturale perché il team ha già interiorizzato il sistema.
"La prima volta che un mio collega ha risposto a una mia domanda mandandomi il link al task invece di spiegarmi tutto via WhatsApp ho capito che stavamo andando nella direzione giusta." Responsabile operativo, PMI manifatturiera.
Stai valutando Wrike ma non sai da dove iniziare?
In SBK Solutions affianchiamo le aziende nelle prime settimane di adozione di Wrike, dalla scelta del processo pilota alla formazione del team. Il nostro obiettivo non è configurare uno strumento: è far sì che venga davvero usato.
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