Come uno studio di ingegneria gestisce 12 commesse in parallelo senza perdere una scadenza
- Roberto Benanti
- 3 apr
- Tempo di lettura: 3 min
Per uno studio di ingegneria o architettura, gestire una commessa è già complesso. Gestirne 12 in parallelo, con team parzialmente sovrapposti, scadenze contrattuali rigide e clienti diversi che chiedono aggiornamenti in modo asincrono, è un problema di coordinamento strutturale che non si risolve con le buone intenzioni.
In questo articolo raccontiamo come uno studio di ingegneria che seguiamo, 18 professionisti tra interni e consulenti, ha affrontato questo problema con Wrike, e cosa ha cambiato concretamente nel modo in cui gestisce le commesse.
Il problema prima di Wrike: tutto nelle email e nei file di progetto
Prima di lavorare con noi, lo studio gestiva le commesse con un mix di email, cartelle condivise su un server interno, e un foglio Excel per tenere traccia delle scadenze principali. Il foglio veniva aggiornato dal responsabile di progetto, ma non sempre in tempo reale.
I problemi più frequenti che ci hanno descritto:
Visibilità zero sullo stato reale delle commesse. Il titolare non riusciva a sapere, senza fare un giro di telefonate, a che punto fossero le 12 commesse attive. Ogni settimana dedicava quasi 2 ore solo a raccogliere aggiornamenti di stato.
Scadenze mancate per mancanza di coordinamento. In due occasioni nell'arco di un anno, la consegna di tavole al cliente era slittata perché qualcuno stava aspettando un input che non era stato formalizzato come dipendenza. Nessuno sapeva che un task era bloccato finché non era troppo tardi.
Consulenti esterni non integrati nel flusso. I professionisti esterni ricevevano compiti via email, non avevano visibilità sul contesto del progetto, e spesso consegnavano materiale senza sapere che un'altra parte del lavoro era cambiata nel frattempo.
Come abbiamo strutturato Wrike per questo studio
La struttura che abbiamo costruito rispecchia il modello operativo di uno studio tecnico: ogni commessa è un progetto in Wrike, con una gerarchia di fasi standard (preliminare, definitivo, esecutivo, direzione lavori) che si ripete su ogni progetto con varianti minime.
Template di commessa. Abbiamo creato un template Wrike che viene duplicato a ogni nuova commessa. Contiene già tutte le fasi, i task ricorrenti, le dipendenze tra attività e i campi personalizzati rilevanti (numero commessa, committente, importo contratto, data consegna contrattuale). Aprire una nuova commessa richiede meno di 10 minuti.
Dashboard di portafoglio. Il titolare ha una dashboard che mostra in un colpo d'occhio lo stato di tutte le commesse attive: quali sono in linea con le scadenze, quali hanno task scaduti, quali richiedono attenzione immediata. Non serve fare domande al team per avere questo quadro.
Consulenti esterni su Wrike. I professionisti esterni sono stati aggiunti come collaboratori su Wrike con accesso limitato alle commesse di loro competenza. Ricevono notifiche sui task assegnati, vedono il contesto del progetto, e consegnano direttamente nel sistema invece di mandare email.
Dipendenze tra task. Ogni attività che dipende da un'altra è collegata esplicitamente in Wrike. Quando una consegna slitta, Wrike ricalcola automaticamente l'impatto sulle attività a valle e invia una notifica ai responsabili coinvolti.
I risultati dopo 4 mesi
Abbiamo misurato i risultati a 4 mesi dall'implementazione completa. I cambiamenti più significativi:
• Il tempo settimanale del titolare dedicato a raccogliere aggiornamenti di stato si è ridotto da circa 2 ore a meno di 20 minuti.
• Zero scadenze mancate nei 4 mesi successivi all'implementazione, contro 2 casi nell'anno precedente.
• I consulenti esterni hanno smesso di mandare email per chiedere aggiornamenti sul progetto: trovano tutto su Wrike.
• L'apertura di una nuova commessa è passata da circa 2 ore di setup manuale a meno di 10 minuti grazie al template.
"Prima passavo le mie lunedì mattina a telefonare per capire dove eravamo. Adesso apro Wrike alle 8:30 e in 15 minuti so esattamente lo stato di tutte le commesse." Titolare, studio di ingegneria strutturale.
Cosa rende diversa la gestione commesse in uno studio tecnico
Uno studio di ingegneria o architettura ha esigenze specifiche che un PM tool generico non copre out-of-the-box. Le scadenze sono spesso vincolate contrattualmente e hanno implicazioni legali. Il team è misto (dipendenti + consulenti esterni con accessi limitati). I progetti hanno fasi standard che si ripetono ma con contenuti variabili.
Wrike copre bene queste esigenze, a patto di configurarlo correttamente. La differenza tra un'implementazione che funziona e una che viene abbandonata dopo 3 mesi sta quasi sempre nella fase di setup iniziale: template, campi personalizzati, dashboard e accessi devono essere pensati per il modo specifico in cui lavora quello studio.
Gestisci più commesse in parallelo e hai difficoltà a tenere tutto sotto controllo?
In SBK Solutions affianchiamo studi tecnici e professionisti nell'implementazione di Wrike, dalla struttura dei progetti alla configurazione delle dashboard. Il nostro punto di partenza è sempre il modo in cui lavorate: prima capiamo i vostri processi, poi costruiamo lo strumento.
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