Wrike vs Excel per la gestione progetti: abbiamo fatto il confronto per 12 PMI italiane
- Roberto Benanti
- 9 mar
- Tempo di lettura: 3 min
Aggiornamento: 21 mar
Ogni volta che proponiamo Wrike a un cliente, la prima reazione è quasi sempre la stessa: "Ma noi usiamo già Excel, e funziona benissimo."
È una risposta comprensibile. Excel è ovunque, tutti lo conoscono, e per molte cose funziona davvero. Il problema non è Excel in sé: è usare Excel per fare cose per cui non è stato progettato.
Negli ultimi due anni abbiamo affiancato 12 Piccole e Medie Imprese (PMI) italiane nel passaggio da Excel a Wrike per la gestione progetti. Quello che segue non è una brochure commerciale: è quello che abbiamo misurato sul campo.
Il costo nascosto di Excel che nessuno calcola
Quando chiediamo a un'azienda quanto gli costa gestire i progetti su Excel, la risposta è invariabilmente "quasi nulla, è incluso in Office". Ma questa è la licenza software. Non è il costo reale.
In una delle aziende che abbiamo seguito, 35 dipendenti nel settore servizi professionali, abbiamo misurato che ogni project manager dedicava in media 4,5 ore a settimana solo ad aggiornare, consolidare e distribuire i file Excel dei progetti. Con 3 project manager, erano 13,5 ore a settimana, quasi due giornate lavorative, spese non a gestire progetti ma a gestire file.
I costi nascosti di Excel non sono nel canone: sono nel tempo che le persone spendono a fare cose che uno strumento adeguato farebbe in automatico.
Gli altri costi nascosti che abbiamo rilevato sistematicamente nelle 12 aziende:
Versioni multiple dello stesso file. "Piano_progetti_v3_FINALE_aggiornato_davvero.xlsx" è un classico. Quando non c'è una fonte unica di verità, le decisioni vengono prese su dati diversi da persone diverse.
Nessuna visibilità in tempo reale. Per sapere a che punto è un progetto, bisogna chiedere. O aspettare la prossima riunione. O aprire il file e sperare che sia aggiornato.
Collaborazione sequenziale, non parallela. Excel non è nato per il lavoro di squadra in tempo reale. Quando più persone lavorano sullo stesso progetto, qualcuno lavora sempre su una versione non aggiornata.
Cosa abbiamo misurato dopo il passaggio a Wrike
Sui 12 clienti che abbiamo seguito, abbiamo raccolto dati a 30, 60 e 90 giorni dall'implementazione. I risultati non sono stati uniformi: dipendono molto dal settore, dalla dimensione del team e dalla complessità dei progetti. Alcuni pattern si sono però ripetuti con grande costanza.
Riduzione media del 65% del tempo dedicato agli aggiornamenti di stato. Il dashboard di Wrike mostra in tempo reale l'avanzamento di ogni attività. Le riunioni di allineamento si sono accorciate o eliminate del tutto.
Rispetto delle scadenze migliorato in media del 40%. Le dipendenze tra task, le notifiche automatiche e la visibilità sulle priorità riducono drasticamente i ritardi dovuti a dimenticanze o mancanze di coordinamento.
Onboarding nuovi collaboratori ridotto da settimane a giorni. Quando i progetti sono strutturati in Wrike, un nuovo membro del team trova tutto in un posto: task assegnati, contesto, allegati, conversazioni.
"Pensavamo di perdere tempo a imparare un nuovo strumento. Invece dopo tre settimane il team non voleva più tornare a Excel." Responsabile operativo, azienda manifatturiera, 48 dipendenti.
Quando Excel ha ancora senso (e quando no)
Non siamo qui a demonizzare Excel. È uno strumento straordinario, usato nel modo giusto. Ecco come la mettiamo con i nostri clienti:
Excel è ancora la scelta giusta per: analisi dati complesse, modelli finanziari, calcoli avanzati, reportistica statica, lavoro individuale su dataset strutturati.
Wrike è la scelta giusta per: gestire attività e scadenze in team, tracciare l'avanzamento di progetti multi-persona, coordinare risorse su più progetti in parallelo, avere visibilità in tempo reale su priorità e carichi di lavoro.
Il segnale più chiaro che è il momento di fare il salto? Quando nel tuo team le email più frequenti sono: "Puoi aggiornarmi sullo stato di X?", "Chi sta lavorando su Y?", "Abbiamo perso la scadenza di Z, come mai?"
La cosa che sorprende di più i nostri clienti
Non è la quantità di funzionalità. Non è il Gantt interattivo. Non sono le integrazioni.
La cosa che sorprende di più è il cambiamento nella qualità delle conversazioni. Quando tutti vedono lo stesso stato del progetto in tempo reale, si smette di discutere di "cosa è successo" e si inizia a discutere di "cosa fare".
È un cambiamento sottile, ma ha un impatto enorme sulla qualità del lavoro e sul livello di stress del team.
Vuoi capire se Wrike è la scelta giusta per la tua azienda?
In SBK Solutions siamo partner Wrike e abbiamo una visione diretta su cosa funziona e cosa no nelle PMI italiane. Non proponiamo Wrike a tutti: prima capiamo il contesto, poi valutiamo insieme se ha senso e come implementarlo.
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